RODO – legalność danych

RODO – legalność danych. W to, czy pozyskiwane przez Ciebie leady pochodzą z legalnego źródła to nie wątpię, ale, czy miałaś okazję zastanowić się głębiej zasadnością ich posiadania?

Rozporządzenie RODO wymusza na właścicielach baz danych również posiadanie wiedzy. W dużych firmach zazwyczaj są to delegowani i przede wszystkich szkoleni w temacie ochrony danych osobowych pracownicy, ale co ma zrobić przysłowiowy szary żuczek? Wiedzieć. Jeśli, podobnie jak ja zaliczasz się do szarych żuczków 😉 powinnaś wiedzieć, jak zarządzać i zabezpieczać posiadane dane. Powinnaś również wiedzieć, czy zebrane przez Ciebie dane pochodzą faktycznie od osoby, która te dane pozostawiła. Zastanawiając się nad legalnością posiadanej przez Ciebie bazy danych powinnaś odpowiedzieć sobie przede wszystkim na pytania:

• czy osoba, której dane posiadasz wyraziła na to zgodę;
• czy pozostawione dane (np.: podczas zakupów on-line) są niezbędne do wykonania umowy;
• czy są niezbędne do wykonania obowiązku prawnego (np.: do wystawienia faktury);
• czy są niezbędne do wypełnienia zadeklarowanego zadania (np.: przeprowadzenia webinarów).

Niedawno na jednej z grup, których jestem członkiem padło pytanie o konieczność wykorzystywania double-optin. Czyli funkcjonalność double-optin, czyli podwójne potwierdzenie dołączenia do listy subskrybentów. Tworząc formularz z ową funkcjonalnością pozyskujesz leady od osób, które są świadomie tego, że zapisują się do Twojej listy subskrybentów, bo poza samym zapisem, zobligowane są do potwierdzenia tego czynu kliknięciem w link lub button w mailu, jaki od Ciebie dostaną. Bez tego potwierdzenia, takie leady mają status nieaktywnych i nie można do nich kierować korespondencji.

Czasami, niektóre z programów do zarządzania newsletterami posiadają możliwość ponownej wysyłki maila potwierdzającego zapis na listę. Spotkałam się w różną opinią na ten temat – czy to legalne, czy naciągane, skoro ktoś nie kliknął za pierwszym razem. Wszystko zależy od tego, czy otworzył pierwszą wiadomość. Jeśli tak i zrezygnował z kliknięcia w link potwierdzający – takie ponowienie prośby może być odczytane jako spam, ale, jeśli nasza pierwsza wiadomość umknęła odbiorcy bez otwierania jej, możemy ponowić maila potwierdzającego.

Jak sobie poradzić ze stratą niepotwierdzonych leadów?

Analizować i testować. Możesz na stronie z podziękowaniem za pozostawienie danych napisać informację, że wymagasz jeszcze jednego kroku, możesz dodać sugestię o sprawdzeniu skrzynek ze spamem, z ofertami itd.

A co zrobić, jeśli kiedyś nie stosowałaś podwójnego potwierdzenia i Twoje stare leady nie zostały w ten sposób potwierdzone? Możesz poprosić swoich subskrybentów o decyzję, czy chcą nadal pozostać na Twojej liście subskrybentów, czy może wolą się z niej wypisać. Swoją drogą, polecam raz na jakiś czas przeprowadzić takie czyszczenie posiadanych zasobów. Koniecznie daj mi znać, jak postępują prace nad Twoimi przygotowaniami do RODO.

Tymczasem pozdrawiam,