Jak powinny wyglądać poprawnie zbudowane formularze zgodne z RODO?
Od wejścia w życie nowych przepisów związanych z przetwarzaniem danych osobowych pojawiły się nowe wymagania związane z formularzami, poprzez które zbieramy dane osobowe.
#1 tylko niezbędne dane
Zdarzało Ci się wypełniać jakiś formularz, w którym wymagane pola zahaczały o taki poziom szczegółowości, że hej? Wiesz, numer buta, data urodzenia, miejsce zamieszkania… Pół biedy, jeśli byłaś zainteresowana jakimiś ubraniami albo obuwiem – tu mogę zrozumieć niektóre pytania, ale na plaster komuś moja data urodzenia? Zwłaszcza, jeśli chcę otrzymywać od Ktosia newsletter a nie kosze pełne kwiatów przy kolejnych latach na kalendarzu.
Rodo wprowadziło słuszną moim subiektywnych zdaniem zmianę, ograniczającą pozyskiwane informacje tylko do tych niezbędnych. W przypadku newslettera z pewnością jest to adres email. Już nawet imię może być daną zbędną, ale do obronienia, jeśli użyjemy słusznej skąd inąd linii obrony: chcę wysyłać mój newsletter spersonalizowany. Jednym z elementów takiej personalizoacji jest m.in przypisanie imienia konkretnemu adresowi emai, co pozwoli Ci zwracać się po imieniu do czytelnika.
#2 zbieranie danych w określonym celu
Twój formularz powinien zawierać wyraźną informację, w jakim celu pozyskujesz dane. Czy to ma być newsletter, webinar, wyzwanie – taka informacja musi znaleźć się na formularzu. Powinna ona być dostępna i zrozumiała już w chwili zapisywania się na np.: newsletter. A skoro jesteśmy przy informacji, to
#3 obowiązek informacyjny
jest kolejnym elementem, jaki powinien pojawić się na Twoim formularzu. Zawierają się w nim informacje, kto jest administratorem zbieranych danych i w jakim celu zbierasz te dane. Możesz w nim zawrzeć również informację o tym, gdzie można zapoznać się całą Twoją polityką prywatności.
#4 zgody
lub inaczej klauzule, na podstawie których określasz później swój kontakt z subskrybentem.
W tym przypadku RODO również wprowadziło kilka istotnych zmian, które znacząco dobijają się na jakości pozyskiwanych danych jak i ilości leadów, które faktycznie możesz później obsłużyć.
Otóż, wyrażone przez subskrybenta zgody muszą być dobrowolne. Czyli koniec z wymuszaniem zapisania się na newsletter pod warunkiem, że ktoś się zgodzi na określone przez Ciebie warunki. Ba, owe warunki nie mogą być zbiorcze. Chodzi o to, żeby poza zgodą na przetwarzanie danych osobowych (niezbędnej do wysyłania newslettera) w osobnym punkcie dać możliwość wyrażenia zgody na kontakt marketingowy (z ofertą handlową). Klauzule te powinny być wyrażone w jasny i zrozumiały sposób, po to, żeby nikt nie mógł zakwestionować ich sensu.
A przykładem takiego poprawnie zbudowanego formularza jest np.: poniższy formularz zapisu na mój newsletter.
A co Ty sądzisz o zmianach na formularzach, jakie wymogły na nas, email marketerach nowe przepisy. Daj znać w komentarzu 🙂
Tymczasem pozdrawiam,
